1. Procedure controle audit

Een controle-audit gebeurt ad random bij clubs die het label en de kwaliteitnorm reeds behaalden volgens de vooropgestelde percentages.Nadat de club werd uitgeloot door de GymnastiekFederatie, krijgt de club de keuze of ze voor een volledige audit of voor een controle audit wil gaan.

Indien een club de IKGym-audit wil beperken tot een controle audit, bestaat er wel de mogelijkheid om nieuwe disciplines (die bij een vorige audit nog niet werden aangeboden) te laten doorlichten.

De voorbereiding voor de controle audit verloopt nagenoeg analoog met die van een volledige audit, alleen is deze veel minder uitgebreid. Voor de controle audit zal de auditeur twee disciplines uitkiezen die opnieuw volledig zullen doorgelicht worden. Van het clubmanagement zullen slechts een aantal items opnieuw overlopen worden.

De auditeur zal de oude accommodatiefile doorsturen naar de club waarin de club dan enkel de wijzigingen met betrekking tot de voorbije jaren moet aanbrengen. De stavingsstukken voor het clubmanagement worden slechts 10 dagen op voorhand opgevraagd.

Wat de sportieve CV’s betreft, worden geen bewijzen opgevraagd van de gevolgde bijscholingen en recyclages, maar er wordt gevraagd de sportieve CV’s op eer en geweten in te vullen en te tekenen.

2. Financiering audit

Een audit voorbereiden, uitvoeren en achteraf evalueren kost tijd en geld. Om een audit te kunnen financieren, kan de club de subsidies van het Jeugdsportfonds aanwenden. Een controle audit kost 500 euro. Wanneer een club een controle audit ondergaat, krijgt de club dit bedrag van de GymFed op zijn rekening gestort. Samen met dit bedrag krijgt de club dan ook een factuur van 500 euro en de vraag om dit bedrag zo spoedig mogelijk terug te storten.

3. Incentives

Elke club die een controle audit ondergaat, wordt ook beloond door de GymnastiekFederatie voor de geleverde inspanningen onder de vorm van incentives. Het bedrag dat een club krijgt, hangt af van de score die de club behaalt. Bedraagt de score meer dan de vorige score die de club behaalde, dan ontvangt de club incentives ter waarde van 450 euro. Bedraagt de score minder dan de vorige score die de club behaalde, dan ontvangt de club incentives ter waarde van 150 euro. Het bedrag kan gebruikt worden voor allerlei vormen van opleiding (naast opleidingen binnen de GymFed ook bij VTS, Sportac,...) alsook voor de aankoop van materiaal bij Janssen-Fritsen.

Opgelet! Het bedrag dient volledig in hetzelfde jaar van de controle audit gespendeerd te worden!

De clubs beslissen zelf hoe ze het bedrag waar ze recht op hebben, gaan spenderen. Iedere keer als een club zich inschrijft voor een opleiding of als een club materiaal aankoopt, betaalt de club eerst zelf de factuur. Dan kan de club een kopie van de factuur naar de GymFed opsturen en wordt het bedrag van de factuur terugbetaald aan de club tot wanneer het bedrag bereikt is waar de club recht op heeft.

Druk hier voor een overzicht van de incentivesmogelijkheden.

4. Score en gevolgen

Indien er bij een controle audit problemen worden vastgesteld in de clubwerking zal de club een nieuwe volledige audit moeten aanvragen binnen een tijdsspanne van 2 jaar waarbij het label en/of de kwaliteitsnorm dient behaald te worden volgens de vooropgestelde percentages.