Reglementering rond audit-afname en behalen van een label: ingang januari 2009

In het verleden gold enkel een verplichting tot audit-afname voor A- en B-niveau, maar sinds 2009 gaan we met deze reglementering een stap verder naar een verplichting tot het behalen van het label.

Afhankelijk van het niveau van de club of discipline worden eisen gesteld betreffende een audit-afname en het behalen van een label. Om als club het kwaliteitslabel voor verenigingsmanagement te behalen, moet worden voldaan aan de volgende criteria:

Op elk onderdeel van het IKGym-instrument moet minstens 50% en op alle onderdelen samen minstens 60% gescoord worden om de norm te halen (IKGym-label). Voor clubs op A-niveau moet vanaf januari 2009 op alle onderdelen samen minstens 70% gescoord worden.

Op basis van de score per onderdeel (7 onderdelen) wordt een 'zeer goed' (80-100%), goed (60-80%), voldoende (50-60%), onvoldoende (<=50%) gegeven.

1. Strategische planning en marketing management (visie, missie en actieplan)
2. Procedures en interne werking (informatieverschaffing, operationele procedures en interne communicatie)
3. Externe communicatie (imago, onderhouden externe relaties, herkenbare identiteit)
4. Clubsfeer en cultuur (perifere activiteiten)
5. Bestuur (management) en structuur (ordening en coördinatie functies, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden)
6. Human resources management (wordt het beschikbare materiaal en medewerkers optimaal ingezet? werkklimaat?)
7. Effectiviteit (vertrekkend van de missie de resultaten evalueren)

 

1. A-niveau

1.1 Clubs die A-niveau aanbieden:

1. dienen zich door te lichten tegen eind 2009
2. dienen het IKGym-label voor verenigingsmanagement te behalen met een score van ≥ 70%
3. krijgen maximum 1 jaar de tijd om een herdoorlichting te laten gebeuren indien zij het label niet behaalden met de vooropgestelde percentages
4. dienden tegen eind 2010 een geldig label (≥ 70%) te bezitten om vanaf januari 2011 te kunnen deelnemen aan de competitie of aan te treden in wedstrijden op A-niveau

1.2 Disciplines op A-niveau:

1. dienen zich verplicht door te lichten tegen eind 2009
2. dienen de kwaliteitsnorm te behalen met een totaalscore van ≥ 60%
3. krijgen maximum 1 jaar de tijd om een herdoorlichting te laten gebeuren indien zij de kwaliteitsnorm niet behaalden met de vooropgestelde percentages
4. dienden tegen eind 2010 de kwaliteitsnorm behaald te hebben met minimum 60% om vanaf januari 2011 te kunnen deelnemen aan de competitie of aan te treden in wedstrijden op A-niveau

1.3 Definitieve lijst:

Clubs en disciplines op A-niveau die na 1 januari 2005 een doorlichting kregen en daarbij het label voor verenigingsmanagement met een score van minstens 70% en de kwaliteitsnorm met een totaalscore van minstens 60% behaalden, komen op een definitieve lijst terecht. Zij beschikken over een blijvend geldig label en dienen zich niet meer verplicht om de 3 jaar door te lichten. Zij kunnen wel nog een controle aanvragen of in aanmerking komen voor een controle-audit (zie infra: 5. Algemeen).

2. B-niveau

2.1 Clubs die B-niveau aanbieden:

1. dienen zich verplicht door te lichten tegen eind 2009
2. dienen het IKGym-label voor verenigingsmanagement te behalen met een score van minimum 60%.
3. krijgen maximum 2 jaar de tijd om een herdoorlichting te laten gebeuren indien zij het label niet behaalden met de vooropgestelde percentages.
4. dienen tegen eind 2011 een geldig label (≥ 60%) te bezitten om vanaf januari 2012 te kunnen deelnemen aan de competitie of aan te treden in wedstrijden op B-niveau

2.2 Disciplines op B-niveau:

1. dienen zich verplicht door te lichten tegen eind 2009
2. dienen de kwaliteitsnorm te behalen met een score van ≥ 50%
3. krijgen maximum 2 jaar de tijd om een herdoorlichting te laten gebeuren indien zij de kwaliteitsnorm niet behaalden met de vooropgestelde percentages
4. dienen tegen eind 2011 de kwaliteitsnorm behaald te hebben met minimum 50% om vanaf januari 2012 te kunnen deelnemen aan de competitie of aan te treden in wedstrijden op B-niveau

2.3  Definitieve lijst:

Clubs en disciplines op B-niveau die na 1 januari 2005 een doorlichting kregen en daarbij het label voor verenigingsmanagement met een score van minstens 60% en de kwaliteitsnorm met een score van minstens 50% behaalden, komen op de definitieve lijst terecht. Zij beschikken over een blijvend geldig label en dienen zich niet meer verplicht om de 3 jaar door te lichten. Zij kunnen wel nog een controle aanvragen of in aanmerking komen voor een controle-audit (zie infra 5. Algemeen).

3. C-niveau

3.1 Clubs die C-niveau aanbieden:

1. dienen zich minstens 1 maal door te lichten tegen eind 2011
2. krijgen maximum 2 jaar de tijd om een herdoorlichting te laten gebeuren indien zij het label niet behaalden
3. dienen doorgelicht te zijn voor december 2013 om vanaf januari 2014 te kunnen deelnemen aan de competitie of aan te treden in wedstrijden op C-niveau
4. dienen het IKGym-label voor verenigingsmanagement te behalen, ten laatste bij een tweede doorlichting, met een score van minimum 60% (zie ook 5. Algemeen)

3.2 Disciplines op C-niveau:

1. dienen zich verplicht door te lichten tegen eind 2011
2. dienen de kwaliteitsnorm voorlopig nog niet te behalen

3.3 Definitieve lijst:

Clubs op C-niveau die na 1 januari 2005 een doorlichting kregen en daarbij het label voor verenigingsmanagement behaalden komen op de definitieve lijst terecht. Zij beschikken over een blijvend geldig label en dienen zich niet meer verplicht om de 3 jaar door te lichten. Zij kunnen wel nog een controle aanvragen of in aanmerking komen voor een controle audit (zie infra: 5. Algemeen).

4. RecreA-niveau

4.1 Clubs die Recrea-niveau aanbieden of recreatieve clubs met meer dan 150 leden:

1. dienen zich minstens 1 maal door te lichten tegen eind 2012
2. krijgen maximum 3 jaar de tijd om een herdoorlichting te laten gebeuren indien zij het label niet behaalden
3. dienen doorgelicht te zijn vóór december 2015 om vanaf januari 2016 te kunnen deelnemen aan de competitie of aan te treden in wedstrijden op Recrea-niveau
4. dienen het IKGym-label voor verenigingsmanagement te behalen, ten laatste bij een tweede doorlichting, met een score van minimum 60% (zie ook 5. Algemeen)

4.2 Disciplines op Recrea-niveau:

1. dienen zich verplicht door te lichten tegen eind 2012
2. dienen de kwaliteitsnorm voorlopig nog niet te behalen

4.3 Definitieve lijst:

Clubs op Recrea-niveau die na 1 januari 2005 een doorlichting kregen en daarbij het label voor verenigingsmanagement behaalden komen op de definitieve lijst terecht. Zij beschikken over een blijvend geldig label en dienen zich niet meer verplicht om de 3 jaar door te lichten. Zij kunnen wel nog een controle aanvragen of in aanmerking komen voor een controle audit (zie infra: 5. Algemeen).

5. Algemeen

5.1 Niet-geslaagd:

Alle clubs en/of disciplines die na een tweede doorlichting nog steeds geen label en/of kwaliteitsnorm hebben behaald volgens de vooropgestelde percentages kunnen niet meer in wedstrijden aantreden op hun niveau tot zij het label en/of kwaliteitsnorm alsnog behalen.

5.2 Niveau-stijging discipline:

Een club/discipline die van niveau stijgt (vb van C naar B-niveau) moet binnen de 2 jaar een (nieuwe) audit aanvragen. Wanneer twee jaar na stijging van de club/discipline geen nieuwe audit is aangevraagd kan de club/discipline vanaf dan (2 jaar na stijging) niet meer aantreden in wedstrijden op het desbetreffende niveau.

5.3 Controle-audit in functie van resultaatsverbetering:

Clubs die al een label en/ of kwaliteitsnorm bezitten, krijgen de mogelijkheid om hun score te verbeteren. Zij kunnen een controle-audit aanvragen. De controles zullen plaatsvinden in volgorde van aanvraag en afhankelijk van de beschikbare auditeurs. Clubs die een controle-audit hebben laten uitvoeren, moeten minstens 4 jaar wachten om een nieuwe controle aan te vragen.

5.4 Een controle-audit ad random:

Een controle-audit gebeurt ad random bij clubs die het label en de kwaliteitsnorm behaalden volgens de vooropgestelde percentages. Indien er bij een controle of een controle-audit problemen worden vastgesteld in de clubwerking zal de club een nieuwe audit moeten aanvragen binnen een tijdsspanne van 2 jaar waarbij het label en/of kwaliteitsnorm dient behaald te worden volgens de vooropgestelde percentages.

5.5 Kwaliteitsnorm:

Clubs die verschillende disciplines aanbieden op verschillende niveaus, dienen voor elke discipline de IKGym-kwaliteitsnorm te behalen volgens de voorwaarden die hierboven zijn aangegeven. Samengevat:

• Disciplines op A-niveau dienen minstens 50% te scoren op de onderdelen ‘trainer’, ’aanbod, ‘accommodatie’ en ‘product’ en de totaalscore moet minstens 60% zijn om de kwaliteitsnorm te halen
• Disciplines op B-niveau dienen minstens 50% te scoren op de bovenstaande onderdelen om de kwaliteitsnorm te halen
• Disciplines op C- en Recrea-niveau dienen voorlopig de kwaliteitsnorm nog niet te behalen

 

5.6 Incentives:

Clubs krijgen bij behalen van het kwaliteitslabel voor verenigingsmanagement een bedrag dat zij kunnen spenderen aan kwaliteit verhogende initiatieven. De grootte van het bedrag hangt af van een aantal factoren:

• Hoe groter de club (ledenaantal), hoe hoger het bedrag
• Een volledige audit kost meer tijd en moeite --> hoger bedrag wordt voorzien voor een volledige audit in vergelijking met een verkorte audit en een controle-audit
• Hoe hoger de club scoort op het IKGym-instrument, hoe hoger het bedrag

 

5.7 G-Gym incentives:

Clubs die initiatieven nemen om aansluiting van speciale doelgroepen te verhogen (vb. G-gym voor gehandicapten, personen van een andere etnisch-culturele achtergrond,…) krijgen een opleidingscheque voor hun inspanningen. Dit staat echter los van de incentives gekoppeld aan het IKGym-instrument.

Overzicht van de kwaliteitsnorm voor de verschillende niveaus:

NIVEAU	CLUB	DISCIPLINE
A	70% op IKGym-kwaliteitslabel	60% op de kwaliteitsnorm
B	60% op IKGym-kwaliteitslabel	50% op de kwaliteitsnorm
C	60% op IKGym-kwaliteitslabel	Geen vereisten
D	60% op IKGym-kwaliteitslabel	Geen vereisten

De bovenstaande reglementering kan aan wijzigingen onderhevig zijn. Wanneer dit het geval is, worden de clubs hierover tijdig op de hoogte gebracht.