Een gezamenlijk project
IKGym of Integrale Kwaliteitszorg in de GYMnastiek werd ontwikkeld door de Vrije Universiteit Brussel (Departement Sportbeleid en -Management) en de GymnastiekFederatie Vlaanderen.
Wat in 1996 begon als een ambitieus project om 'kwaliteitssterren' toe te kennen aan goed werkende gymnastiekclubs en deze informatie te bundelen in een gymcatalogus, is vandaag uitgegroeid tot een toonaangevend kwaliteitssysteem in de sport.
IKGym kan vandaag beschouwd worden als het langstlopende kwaliteitsproject in de Vlaamse sportwereld waarmee de gymnastiekclubs op een structurele manier naar een hoger niveau getild worden. IKGym vormt dan ook de ruggengraat van het kwaliteitsbeleid dat door de GymnastiekFederatie gevoerd wordt.
IKGym-instrument
IKGym betreft een geautomatiseerd registratie- en evaluatie-instrument voor Vlaamse gymnastiekclubs, waarmee op een snelle en objectieve manier het actuele kwaliteitsniveau of de intrinsieke waarde van een Vlaamse gymnastiekvereniging kan worden bepaald vanuit een breed perspectief.
Op basis van enkele structurele variabelen (missie, prestatieniveau, …), die refereren naar een bepaald service concept, worden een aantal aangepaste controlelijsten met gewogen criteria geselecteerd die aanleiding geven tot kwaliteitsscores. Deze procentuele scores zijn bepalend voor de toekenning van het IKGym-label op organisatorisch of managementniveau en diverse kwaliteitscertificaten voor de respectievelijke activiteiten op operationeel of serviceniveau.
Met de ontwikkeling van het IKGym-instrument werd getracht tegemoet te komen aan verschillende doelstellingen. Zo kan het instrument gebruikt worden als monitoring instrument of als objectieve basis voor het certificeren van de verenigingen betreffende kwaliteitsbetrouwbaarheid. De idee om kwantitatieve en kwalitatieve gegevens van de aangesloten clubs te verzamelen en met kwaliteitslabels in een online te raadplegen 'gymcatalogus' te bundelen, lag immers aan de basis van dit IKGym-project.
Daarnaast kan IKGym gehanteerd worden voor een zelfdiagnose of als managementinstrument bij de ontwikkeling van een (nieuw) betrouwbaar sportaanbod. De diverse controlelijsten en informatieboxen bevatten namelijk een schat aan waardevolle informatie die kan aangewend worden om de organisatie op een (meer) effectieve en efficiënte manier te runnen.
Tijdens een IKGym-audit worden zowel de aspecten van de algemene clubwerking als de werking van de aangeboden disciplines gecontroleerd. Clubs die aan de minimale kwaliteitsnormen voldoen, behalen het IKGym-kwaliteitslabel. Wanneer een club naast het label voor verenigingsmanagement ook de kwaliteitsnorm voor alle aangeboden disciplines behaalt, verdient de club het IKGym+ label, dé ultieme uitdaging van elke club.
Inhoud IKGym-instrument
Dimensies clubmanagement
Op organisatorisch niveau van de club worden 7 gewogen dimensies geëvalueerd, welke verschillende aandachtsgebieden of aspecten van het verenigingsmanagement vertegenwoordigen in functie van de missie of de centrale doelstelling van de desbetreffende club (recreatie, prestatie of een evenwicht tussen beide):
1) strategische planning en beleid: hierbij wordt onder meer stilgestaan bij volgende strategische vragen: Is er een duidelijke missie en visie en wordt deze voldoende kenbaar gemaakt? Bestaat er een concreet actieplan om de vooropgestelde doelstellingen te realiseren? Wordt bij de samenstelling van het activiteitenprogramma rekening gehouden met de missie van de organisatie, de mening van de medewerkers of de interne klanten, alsook met de wensen en behoeften van de markt of de (bestaande) klanten? Uitgaande van de gedefinieerde missie wordt er ten slotte een oordeel geveld over de samenstelling van het aanbod.
2) procedures en interne communicatie: in deze checklist wordt zowel gepeild naar de informatiesystemen als naar de operationele, ondersteunende procedures die een effectieve en efficiënte werking, waaronder een goed functionerende interne communicatie, moeten mogelijk maken.
3) externe communicatie en image building: centraal in dit aandachtsgebied is de vraag of er voldoende aandacht besteed wordt aan het creëren van een bepaald gewenst imago en het onderhouden van externe relaties. Een eenduidige, herkenbare identiteit heeft een belangrijke invloed op de verwachtingen en de ervaringen van de ‘klanten’ en de verschillende ‘stakeholders’. Bovendien kan een goede relatie met deze externe partijen een positieve invloed hebben op het functioneren van de eigen vereniging.
4) clubsfeer en cultuur: deze checklist bevat verschillende, concrete elementen die kunnen bijdragen tot een goede club- en/of groepsgeest, wat de betrokkenheid en de loyauteit van de leden ten aanzien van de club sterk beïnvloedt. Hierbij wordt gepeild naar enkele objectief vaststelbare uitingen van het "wij-gevoel", wat als een typisch kenmerk van een dergelijke 'voor-en-door-leden' vereniging beschouwd wordt.
5) bestuur en structuur: in elke organisatie is er een (doorzichtige) ordening nodig om gecoördineerd tot resultaten te komen. In deze checklist wordt stilgestaan bij de volgende centrale vraag: hoe is de verdeling van de administratieve en organisatorische functies, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden geregeld en leidt dit tot een effectief en efficiënt management? Er wordt tevens een oordeel geveld over de intrinsieke waarde van het bestuur en de andere beleidsorganen.
6) human resources management: refererend naar de ISO-richtlijn 9004/2 voor dienstverlenende organisaties, wordt deze dimensie, die hoofdzakelijk gericht is op de "personele voorzieningen", als één van de belangrijkste onderdelen van de "clubaudit" beschouwd. Met deze criteria wordt gepoogd te achterhalen of de beschikbare "resources" (mensen en materiaal) optimaal worden ingezet en of er een gunstig werkklimaat heerst waarin medewerkers gemotiveerd en gestimuleerd worden om hun taak zo goed mogelijk uit te voeren. De motivatie van de medewerkers, die in dienstverlenende organisaties een centrale positie innemen, kan door verschillende factoren bepaald worden: de leiding, de werkomgeving, de sfeer in de organisatie, de taakomschrijving en de middelen waarover men kan beschikken om deze taak uit te voeren, de beloning hiervan, de erkenning, de mate van zelfstandigheid en bevoegdheid, de betrokkenheid en de mogelijkheden tot meedenken en inspraak, de mate van openheid van communicatie en informatie, de mogelijkheden die de medewerkers krijgen om eigen kennis en vaardigheden te vergroten.
7) effectiviteit: vertrekkende van de missie (recreatie, prestatie of een evenwicht tussen beide) wordt via een aangepaste performantiemeting (ledenverloop, rekrutering, sportieve prestaties, financiële gezondheid, aandeel gediplomeerde trainers) nagegaan of de output (de resultaten) en de outcome (de mogelijke gevolgen van deze resultaten) positief zijn.
Dimensies disciplines
Op het operationele niveau of interactieniveau heerst er een grote diversiteit aan activiteiten/disciplines die aangeboden worden door de gymnastiekclubs. Op basis van een sportspecifiek classificatieschema werden controlelijsten met aangepaste criteria ontworpen. De evaluatiecriteria, die volgens de verschillende betrokken partijen (aanbieders en gebruikers) zowel de technische alsook de functionele kwaliteit van het service systeem bepalen, werden geclusterd in 4 checklists:
1) trainers: waarin onder meer gepeild wordt naar de kwalificatie, de expertise als coach en de sportervaring van respectievelijk de hoofdtrainer, de zelfstandige trainers en de assisterende begeleiders. Hierbij neemt het relatieve belang van de specialisatie en ervaring als coach evenredig toe met het competitieniveau, ten nadele van de pedagogische vereisten, die vooral op recreatief niveau beklemtoond worden.
2) aanbod: naast de grootte van de trainingsgroep en het aantal gymnasten per trainer, welke kengetallen zijn voor de individuele aandacht en de trainingsintensiteit, wordt ook het trainingsvolume geëvalueerd in functie van de doelstelling en het niveau waarop de desbetreffende discipline wordt beoefend. Daarnaast wordt onder meer nog aandacht geschonken aan de samenstelling van de groepen (homogeniteit qua niveau, leeftijd, …), omdat dit een invloed heeft op de efficiëntie van het trainingsproces.
3) accommodatie: via een automatische koppeling met een databank, waarin diverse gegevens van de verschillende turn- en sportzalen bewaard worden, wordt de desbetreffende accommodatie gescreend in functie van de activiteiten die erin plaatsvinden.
4) product: naast enkele variabelen die peilen naar de output of de effectiviteit van het trainingsproces, worden tevens enkele functionele proceskenmerken geëvalueerd. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen kwaliteitsbepalende factoren met betrekking tot de ‘core service’ (inhoudelijke aspecten en trainingsomstandigheden, motiverende factoren, …) en andere, die eerder verwijzen naar de faciliterende of de ondersteunende processen ten aanzien van dit kernproduct (communicatie tussen trainer en gymnasten en tussen trainer en ouders, specifieke administratieve regelingen, …).