Aanvraag IKGym-audit
Wens je je club door te laten lichten in het kader van het IKGym-project?
Vul dan het aanvraagformulier in, de federatie neemt zo spoedig mogelijk contact met je op.
Klik hier om een audit aan te vragen
Voor meer informatie betreffende de procedure van een verkorte audit: contacteer de IKGym-projectmedewerker van de GymnastiekFederatie (contact)
Algemene documenten
Volgende fiches zijn vooraf in te vullen door de club en te bezorgen aan de IKGym-auditeur ten laatste 14 dagen voor het plaatsvinden van de audit:
- IKGym - accommodatie: per zaal (en niet per sporthal) dient een aparte file aangemaakt te worden. (check in de catalogus of er al een accommodatiefile bestaat van je turnzaal/sporthal)
- IKGym - trainer: per trainer dient een volledig ingevulde trainersfile aangemaakt te worden.
- IKGym - club: volgende rubrieken dienen volledig ingevuld te worden (wordt vooraf en/of op de audit aan de hand van stavingsstukken gecontroleerd te worden door de auditeur):
- identiteitskaart (ID): vul alle informatie betreffende je club correct in
- clubprofiel (algemene clubgegevens): de volgende structurele variabelen zijn essentieel en dienen correct ingevuld te worden vooraleer je de andere checklists invult:
- doel(groep)
- leden
- medewerkers
- financiële gegevens
- alle checklists van de organisatiediagnose (beleid, intern, extern, cultuur, bestuur, hrm) dienen vooraf ingevuld te worden.
- Om de auditeur toe te laten alles objectief te controleren (vooraf en tijdens de audit ter plaatse) dient een lijst aangemaakt te worden van alle stavingsstukken die het aanvinken van een criterium rechtvaardigen.
- aanbod (programma en categorieën): vertrek van een algemeen overzicht van jullie groepen (bv. een uurrooster) en probeer eerst elke groep van jullie club in een categorie te plaatsen; vul vervolgens de gevraagde gegevens zorgvuldig in (op basis van deze data zullen de aangeboden disciplines kunnen geëvalueerd worden).
- product (specifieke kenmerken en activiteiten): een aantal kwaliteitsbepalende factoren met een directe of indirecte invloed op de kwaliteit van het kernproduct (gymnastiekaanbod) wordt in de club centraal geregeld en/of bewaakt; deze kwaliteitsvoorwaarden kunnen bijgevolg gezamenlijk ingevuld worden door de sporttechnisch coördinator/sportieve commissie.
Kort samengevat
De accommodatie- en trainersfiches dienen vooraf volledig ingevuld te worden en minstens 14 dagen vóór de audit aan de auditeur bezorgd te worden.
Daarnaast kan ook de organisatiediagnose (IKGym - club) van de website gedownload worden. De clubfile wordt door de club - aan de hand van het bijhorende programma - zorgvuldig ingevuld en minstens 14 dagen vóór de audit aan de auditeur bezorgd. De clubfile bevat verschillende rubrieken die vooraf volledig door de club worden ingevuld: ID, profiel, aanbod, beleid, intern, extern, cultuur, bestuur, hrm en product.
Alles dient bewezen te kunnen worden aan de hand van stavingsstukken waarnaar verwezen wordt in een aparte lijst.
Stavingsstukken
Volgende documenten dienen minstens 14 dagen vóór de audit aan de auditeur bezorgd te worden als objectieve stavingsstukken (enkel als je club/trainer hierover beschikt).
Alle trainers/hulptrainers: per trainersfiche
- kopie van alle diploma's
- kopie van alle attesten / certificaten bijscholingen (laatste 36m)
Productkenmerken en activiteiten
- jaar- en/of periodeplan voor alle groepen
- document met omschrijving van overgangscriteria voor indeling in (sub)groepen
Algemeen clubmanagement
- onthaalbrochure
- clubblad / nieuwsbrief (laatste exemplaar)
- document met omschrijving van clubstructuur en organen (organogram)
- volledige activiteitenkalender
- volledig trainings- of uurrooster (alle groepen)
- representatiemap / notoriëteitsbrochure club (voorstelling club)
- functiebeschrijvingen van alle bestuursleden / commissies/medewerkers
- informatiebrochure voor (nieuwe) trainers
- gedragsregels / code of conduct voor trainers en begeleiders
- overzicht van alle trainers en hulptrainers + hun diploma’s
- overzicht juryleden en hun brevet